Si la rémunération d’un agent public suit l’évolution automatique de carrière, il se peut qu’une erreur se glisse sur son bulletin de salaire, parmi les éléments variables, par erreur, oubli, ou parce que les délais de déclaration sont dépassés. Quels sont les éléments d’une fiche de paie ? Comment les analyser ? Et comment contester une erreur repérée ? On vous répond.
Fonctionnaire : Mieux comprendre les éléments de sa fiche de paye
Chaque mois, le fonctionnaire reçoit sa fiche de paye qui doit lui être remise en main propre sur son lieu de travail, par courrier à son domicile, ou sous format électronique si l’agent en a donné son accord. Le bulletin de paye doit comporter des mentions obligatoires :
- Les informations obligatoires sur l’employeur public : Numéro de Siret (Système d’identification du répertoire des établissements), code APE (Activité principale exercée), numéro de compte Urssaf, et la référence à la convention collective;
- Les informations sur l’agent public : Nom, prénom, adresse postale du domicile, service, intitulé de son emploi ou cadre d’emploi, situation statutaire, régime de cotisation retraite, grade, échelon, indice brut, indice majoré, valeur du point;
- Le traitement de base indiciaire, inscrit sur la toute première ligne. Il correspond à la multiplication de la valeur du point d’indice et de l’indice majoré correspondant à son grade et son échelon.
La rémunération brute
Toute la partie supérieure de la fiche de paye de l’agent public concerne sa rémunération brute, soit l’addition du traitement indiciaire précité, aux primes et compléments de rémunération auxquels le fonctionnaire peut prétendre selon l’emploi occupé, ses fonctions, sa situation personnelle, etc. On citera par exemple :
- L’indemnité de résidence,
- Le supplément familial de traitement,
- La nouvelle bonification indiciaire (NBI),
- Le régime indemnitaire,
- Le transfert prime/point,
- La participation de l’employeur à un abonnement de transport en commun,
- Les avantages en nature (voiture, portable, etc.).
Précisons également que le nombre d’heures payées est obligatoirement stipulé sur la fiche de paye. Un agent à 35 heures par semaine, donc à temps complet, verra l’indication 151,67 heures. Les agents à temps partiel ou à temps non complet verront un nombre d’heures inscrit inférieur à celui-ci. Les heures supplémentaires, les astreintes, ou encore les permanences imposées sont également notées sur le bulletin de paye, sur une ligne distincte, où le taux appliqué peut être différent. Précisons que ces heures venant compléter le temps de travail ne sont plus soumises à l’impôt sur le revenu depuis 2019.
Les retenues sur salaire
Il s’agit là des charges sociales et autres prélèvements, déduits pour obtenir finalement la rémunération nette de l’agent. Parmi eux, on citera :
- Les cotisations à la caisse de retraite CNRACL (Caisse nationale de retraites des agents des collectivités locales),
- Les cotisations à la RAFP (Retraite additionnelle de la fonction publique),
- La contribution à la CSG (Contribution sociale généralisée) pour financer la Sécurité Sociale,
- La contribution à la CRDS (Contribution pour le remboursement de la dette sociale),
- Les impôts sur le revenu par le PAS (Prélèvement à la source),
- Les autres prélèvements, type chèques déjeuner, mensualités de chèques-vacances, etc.
Erreur sur sa fiche de paye : D’où cela peut-il provenir ?
La plupart du temps, les erreurs sont dues à des heures supplémentaires effectuées sur le mois, et non rémunérées ; ou bien à un droit réclamé qui n’est pas attribué. Mais il peut également s’agir d’un calcul erroné, lié à l’assiette ou au taux appliqué, qui n’ont pas été mis à jour ou sont faussés pour diverses raisons. Comment une erreur peut-elle se produire ? Il faut d’abord différencier une erreur réelle, par oubli, d’un simple décalage, bien souvent lié aux délais de mise en paiement.
L’administration suit un échéancier mensuel de paiement des salaires. Les heures supplémentaires effectuées, comme les changements de situation personnelle nécessitant une demande de l’agent, ou encore les arrêts maladie, doivent être déclarés en temps voulu. Ces délais peuvent quelque peu changer d’une administration à l’autre, mais grosso modo, le traitement de la paye débute en milieu de mois. Tous les éléments connus en amont seront intégrés, comme par exemple un nouvel échelon acquis en milieu de mois, qui est parfaitement prévisible puisqu’il suit l’évolution de carrière de l’agent. Il sera anticipé, et le bulletin de salaire sera adapté en fonction. Mais les éléments imprévisibles seront à déclarer au moins 10 à 15 jours avant le versement sur le compte. Il se peut donc qu’il ne s’agisse pas d’une erreur, mais simplement d’une impossibilité de déclarer le changement sur le mois en cours, donc un report au mois suivant.
Dès lors que la trésorerie publique a eu acte du paiement des salaires, et que la déclaration des cotisations mensuelles, pour l’ouverture des droits à la retraite et à l’assurance maladie, est établie, il n’est pas possible de procéder à une modification du bulletin du mois. La régularisation se fera alors le mois suivant.
Peut-on contester une erreur sur sa fiche de paye ? Comment ?
Oui, l’agent peut parfaitement contester le contenu de son bulletin de paye s’il estime qu’il est erroné, et ce durant les 4 années qui suivent celle de l’édition de sa fiche de paye. Par exemple, la fiche de paye du mois de septembre 2022 jugée erronée peut être dénoncée jusqu’au 31 décembre 2026. Notons qu’en cas de trop-perçu, l’administration peut également le dénoncer durant les 2 années qui suivent l’édition du bulletin, en appliquant alors une retenue compensatoire sur salaire, dans la limite de 10 % du salaire net de l’agent. Le remboursement du trop-perçu pourra ainsi se faire sur plusieurs mois s’il s’agit d’une somme importante.
Il sera bon, au préalable, de s’assurer de ses dires en vérifiant les éléments avancés. Pour ce faire, les taux et assiettes de prélèvements des charges sociales sont accessibles sur le site de l’Urssaf ; les conditions de rémunération, notamment les éléments variables, sont souvent référencés au sein d’une sorte de guide de la rémunération, accessible au sein de l’administration employeur, ou bien sur Internet ; et les éléments de compréhension d’une fiche de paye sont disponibles sur les sites publics en ligne. Les agents du service de la paye, au sein de la direction des ressources humaines, peuvent également donner renseignements quant à une incompréhension sur le bulletin reçu.
Si dans la majeure partie des cas, la régularisation se déroule sans encombre, l’administration reconnaissant son erreur, il n’en est pas toujours de même dans toutes les situations. En cas d’erreur avérée, sans que l’employeur ne daigne répondre favorablement, l’agent pourra saisir le tribunal administratif compétent. En effet, le fonctionnaire n’étant pas régi par le Code du travail, le Conseil de Prud’hommes n’est pas compétent en la matière (sauf agents contractuels).
Quoi qu’il en soit, mieux vaudra rester courtois et indulgent. La gestion de la paie est une mission qui exige beaucoup de concentration et de rigueur, souvent perturbée par le quotidien qui se poursuit. Le cas par cas peut être plus difficile à intégrer. Si tel est le cas, l’administration peut parfaitement procéder à une réparation de son erreur ou oubli de façon rétroactive. Par exemple, un supplément familial de traitement non inscrit, alors que l’agent a fourni l’acte de naissance de son enfant, peut parfaitement être payé rétroactivement, selon le nombre de mensualités non honorées.
